Outlook bietet die Möglichkeit Abwesenheitsnotizen beziehungsweise Automatische Antworten zu versenden. Dies kann sehr praktisch sein wenn man eine längere Zeit abwesend ist und somit Nachrichten nicht sofort beantworten kann. Abwesenheitsnotizen werden, wie in der folgenden Anleitung beschrieben, nur mit einem Exchange Server unterstützt. Der Exchange Server ermöglicht es auch ohne laufendes Outlook Abwesenheitsnotizen zu versenden.
Wer keinen Exchange Server für Outlook nutzt kann sich diese Anleitung anschauen: Abwesenheitsnotiz in Outlook 2016 ohne Exchange Server
Abwesenheitsnotiz Menü öffnen in Outlook 2016
Um das Menü zu öffnen klickt man in Outlook auf Datei links oben in der Ecke.
Im nachfolgenden Menü findet sich der Punkt Automatische Antworten diesen anklicken.
Im Anschluss sollte sich das Menü für die Abwesenheitsnotiz öffnen.
Automatische Antworten – Abwesenheitsnotiz
Wenn die ersten beiden Schritte durchgeführt wurden sollte sich nun das Menü für die Abwesenheitsnotiz öffnen.
Um die Abwesenheitsnotizen zu aktivieren muss der Punkt Automatische Antworten senden aktiviert werden. Zusätzlich lässt sich mit der Eigenschaft Nur in diesem Zeitraum senden einstellen ab und bis wann Abwesenheitsnotizen versendet werden sollen.
Zusätzliche Einstellungen für die Abwesenheitsnotiz in Outlook 2016
Außerdem gibt es noch die Möglichkeit verschiedene Abwesenheitsnotizen an Personen innerhalb der Firma und an externe Personen zu schicken . Dazu gibt es die Punkte Innerhalb meiner Organisation und Außerhalb meiner Organisation. Sollten man für beide die selbe Abwesenheitsnotiz nutzen wollen kann man den Text komplett markieren und über die Tastenkombination Strg + c kopieren und im anderen Fenster mit Strg + v einfügen.
Alternativ kann dort auch eingestellt werden, dass Personen außerhalb der Firma keine Abwesenheitsnotiz empfangen sollen.
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