Die Meldung “Willkommen bei Microsoft Office 2010” – Microsoft Office schützen und verbessern wird nach der Installation von Office angezeigt. Dies kann sehr störend werden da solche Einstellungen oft schon per WSUS-GPO vorgegeben werden. Diese Meldung kann man aber per Gruppenrichtlinie deaktivieren.

Office 2010 Administrative Template files (ADM, ADMX/ADML)

Um solch eine GPO anzulegen ist es das einfachste man nutzt hierfür die Microsoft Template files um die Gruppenrichtlinie zu nutzen. Diese kann man sich unter dem folgenden Link bei Microsoft herunterladen. Wichtig ist hierbei zu wissen für welche Office Version (32 oder 64Bit) die GPO erstellt werden soll. Dementsprechend wählt man die Datei zum Download:
http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=18968

Mehr informationen für die installation der Template files findet man unter: http://www.gruppenrichtlinien.de

Einstellen der Richtlinie

Nun eine Gruppenrichtlinie erstellen und unter Benutzerkonfiguration, Richtlinien, Administrative Vorlagen, Office 2010×86, Microsoft Office 2010, Verschiedenes wechseln.

Dort den Punkt Dialogfeld “Empfohlene Einstellungen” unterdrücken aktivieren.

Der Beitrag Startmeldung “Willkommen bei Microsoft Office 2010” deaktivieren erschien zuerst auf JMCBlog.

Um die Übersichtlichkeit von Excel-Tabellen zu erhöhen ist es manchmal Sinnvoll jede zweite Zeile farbig zu markieren. Gerade bei Tabellen mit vielen Spalten fällt es damit beim lesen leichter in einer Zeile zu bleiben.

Um dies zu realisieren muss man zuerst den Bereich markieren den man bearbeiten möchte.

Danach klick man “Start” -> “Bedingte Formatierung” -> “Neue Regel…”

In dem jetzt erscheinendem Fenster wählt man jetzt “Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden” aus und gibt diese Formel unten ein: =REST(ZEILE();2)=0

Mit Klick auf den button “Formatieren” kann man jetzt unter dem Reiter Ausfüllen eine Farbe auswählen.

Das Resultat sollte jetzt so aussehen:

Der Beitrag Jede zweite Zeile in Excel 2010 farbig markieren erschien zuerst auf JMCBlog.

Bei Microsoft gibt es  vom 15.10.2013 bis zum 15.01.2014 bis zu 20 € Weihnachtsgeld beim Kauf einer Office Version. Um sich das Geld zu sichern muss man sich auf dieser Seite registrieren und ein  Scan des Kaufbeleges hochladen. Schon bekommt man das Weihnachtsgeld auf sein angegebenes Konto überwiesen.

Hier noch eine Auflistung der Office Produkte und des entsprechenden Weihnachtsgeldes:

• 10 € für Microsoft Office 365 Home Premium
• 10 € für Microsoft Office 365 University
• 20 € für Microsoft Office für Mac 2011 Home & Business
• 20 € für Microsoft Office Home & Business 2013
• 10 € für Microsoft Office für Mac 2011 Home & Student

Der Beitrag Weihnachtsgeld von Microsoft erschien zuerst auf JMCBlog.

Leider ist es nicht direkt möglich Kontakte aus einer Kontaktgruppe zu exportieren. Einzelne Kontakte kann man Beispiels einfach per Drag & Drop nach Excel ziehen. Bei Kontaktgruppen erfordert dies einen Umweg den ich hier erklären will.

Mail an Kontaktgruppe erstellen

Zuerst wird eine normale E-Mail an die Kontaktgruppe erstellt (nicht absenden).
Dafür kann man einfach mit der rechten Maustaste auf die Gruppe klicken und “Erstellen” und dann “E-Mail-Nachricht” wählen.

Adressen kopieren

Nun erhält man das normale E-Mail Fenster. Hier klickt man vor der Kontaktgruppe auf das “Plus”. Somit werden die einzelnen Empfänger aufgelöst.

Nun kann man alle Adressen kopieren indem man diese markiert. Am besten in die Zeile klicken und “strg” + “a” drücken. Somit werden alle Einträge markiert. Im Anschluss einfach die rechte Maustaste drücken und “Kopieren” auswählen.

Adressen in Textdatei einfügen

Nun kann eine Textdatei erstellt werden in die die Adressen erst einmal kopiert werden kann. Dazu einfach in einem Ordner eine Textdatei erstellen. (Rechte Maustaste auf einen freien Bereich und “Neu” “Textdokument” wählen. Dieses im Anschluss öffnen und die aus Outlook kopierten Kontakte Einfügen und die Datei abspeichern.

Adressen in Excel importieren

Diese CSV Datei lässt sich leicht in Excel Importieren. Dazu in Excel einfach auf “Daten” klicken und auf “Aus Text”. Dort dann die soeben abgespeicherte Datei auswählen und “Importieren” klicken.

Im Anschluss kommt der Textkonvertierungs-Assistent. Hier einfach im nachdem man “Weiter” geklickt hat bei Trennzeichen “Semikolon” auswählen und auf “Fertig stellen” klicken.

Im Anschluss noch Auswählen wohin die Daten in Excel importiert werden sollen.

Der Beitrag Outlook: E-Mailadressen einer Kontaktgruppe exportieren erschien zuerst auf JMCBlog.

Manchmal ist es praktisch Worddateien in einem einzigen Fenster zu öffnen. Bei Excel ist dies Beispiels standardmäßig der Fall. Um dies einzurichten geht man wie folgt vor:

Ein neues Word Fenster öffnen und oben links auf Datei klicken. Dann auf Optionen. Unter Anzeigen den Haken bei “Alle Fenster in der Taskleiste anzeigen” raus nehmen. Nun sollten alle Worddokumente in einem Fenster auf gehen.

Der Beitrag Worddateien in einem Fenster öffnen erschien zuerst auf JMCBlog.

Um eine Serienmail mit Outlook und Word 2010 zu versenden gibt es ein paar Hürden die entstehen können. Deshalb möchte ich hier aufzeigen was getan werden kann um den E-Mail Versand möglichst reibungslos durchführen zu können.

Allgemeine Vorbereitung

E-Mails nicht sofort versenden

Outlook hält die E-Mails die als Serienmail raus gehen leider nicht zurück sondern versendet diese sofort nachdem diese über Word generiert wurden. Dies ist aber in den meisten Fällen nicht optimal da man nach dem erstellen der Serienmails eventuell nochmals prüfen möchte ob diese auch die gewünschte Formatierung aufweisen.

Hierzu gibt es einen einfachen Trick in Zusammenhang mit einem Exchange Server.In Outlook einfach oben auf “Senden/Empfangen” gehen und dort “Offline arbeiten” auswählen. Somit werden die E-Mails erst einmal im Postausgang zwischen gelagert.

Virenscanner

Damit der Versand nicht von Schadsoftware durchgeführt wird sichert sich Outlook damit ab das der Virenscanner aktuell ist. Deshalb sollte dieser vorab überprüft werden ob die Virendatenbank aktuell ist. Wie man seinen Virenscanner aktualisiert ist leider von Scanner zu Scanner unterschiedlich und möchte ich deshalb hier nicht im Detail erklären. Weitere Informationen findet man auf den Hilfeseiten seines Virenscanner Anbieters.

Dokument vorbereiten

Nun schreibt man wie gewohnt seine E-Mail in Word. Nun müssen wir Word sagen das es sich um eine Serienmail handelt. Dies geht über “Sendungen” -> “Seriendruck starten” -> “E-Mail Nachrichten“.

Im Anschluss müssen die Empfänger ausgewählt werden . Die Empfänger können entweder in einer Excel Liste stehen, aus Outlook Kontakten wählen oder man kann diese direkt in Word eingeben. Dazu einfach auf “Empfänger auswählen” und die entsprechende Option auswählen.

Im Anschluss kann man noch Seriendruckfelder hinzufügen für Anrede, Namen, Adressen oder andere Informationen die in den Serienbrief einfließen sollen. Dazu über “Seriendruckfeld einfügen” gehen.

Sollte das Dokument nun passen kann der Versand abgeschlossen werden.

E-Mails versenden

Nun müssen die E-Mails an Outlook übertragen werden. Dazu auf “Fertig stellen und zusammenführen” klicken dann auf “E-Mail-Nachrichten senden…”

Im folgenden Fenster wählt man oben das Feld aus in dem die E-Mailadresse steht darunter dann den Betreff der E-Mails eingeben und ein Versandformat wählen. Hier bietet sich meist HTML an. Bei Text kann es sogar oftmals zu Problemen kommen. Am besten ausprobieren.

Nun sollte sich in Outlook langsam der Postausgang füllen mit den E-Mails. Hier kann man sich auch nun einzelne Mails anschauen ob diese das Gewünschte Format aufweisen.

Sollten die E-Mails nun passen kann man den Offlinemodus wieder aus Outlook heraus nehmen. Nun werden die E-Mails an den Server übertragen.

Ich hoffe ich konnte mit der Anleitung helfen.

Der Beitrag Anleitung: Serienmail mit Outlook und Word 2010 erschien zuerst auf JMCBlog.

Beim versenden von Serienmails über Word und Outlook kann die Folgende Meldung erscheinen:

Programm versucht, auf Ihre in Outlook gespeicherten E-Mail-Adressinformationen zuzugreifen. Geschieht dies unerwartet, klicken Sie auf “Verweigern”. Überpüfen Sie, ob die aktuellste Version des Antivirusprogramms haben.

Klicken Sie auf Hilfe für weitere Informationen zur E-Mail-Sicherheit und zum Unterdrück

Lösungen

Virenscanner

Wie der Text schon sagt sollte geprüft werden ob der Virenscanner aktuell ist. Auch ist es wichtig das die aktuellen Virendefinitionen vorhanden sind. Outlook Prüft ob der Virenscanner aktuell ist damit der Versand nicht über Schadsoftware läuft.

E-Mail-Format

Was auch oft helfen kann ist die E-Mail statt z.B. in “Text” diese als “HTML” zu verschicken. Dazu beim Versand in Word die Option HTML auswählen.

Der Beitrag Outlook: Programm versucht, auf Ihre Outlook gespeicherten E-Mail-Adressinformationen zuzugreifen erschien zuerst auf JMCBlog.

Ich hatte heute das Problem in Excel das ein COM-Add-In sich nicht aktivieren lies. Bzw war das eigentliche Problem das ich an der falschen Stelle gesucht habe. Im folgenden werde ich aber den korrekten Weg beschreiben um deaktivierte Add-Ins wieder zu aktivieren.

Excel Add-in aktivieren

In Excel oben links auf Datei klicken und dann auf Optionen.

Im nachfolgenden Fenster sind auf der linken seite die Add-Ins zu finden. Dort gibt es im unteren Bereich “Verwalten”. In diesem Drop Down Feld gibt es die “deaktivierten Elemente“.  Und dann im Anschluss auf “Gehe zu …”

Im Nachfolgenden Fenster lassen sich dann die deaktiverten Add-Ins wieder aktivieren. Im Anschluss muss Excel eventuell noch neu gestartet werden.

Der Beitrag Lösung: In Excel lässt sich Add-In nicht aktivieren erschien zuerst auf JMCBlog.

Microsoft hat gestern ein fehlerhaftes Update verteilt mit der KB Nummer 3114409 . Wenn dieses installiert ist und der Rechner Windows 7 oder Windows 10 nutzt wird Outlook nur noch im abgesicherten Modus gestartet.

Empfehlung ist folgende:

• Update direkt im WSUS-Server sperren falls dieser eingesetzt wird.
• Deinstallieren bei betroffenen Rechnern
  • Dies kann über die Oberfläche geschehen -> Windows-Taste (Start), Eingabe “Installierte Updates” (ohne “), KB3114409 suchen, Maustaste rechts –> Deinstallieren.
  • Alternativ kann dies auch über die Kommandozeile gehen dies wäre der Uninstall-Befehl dafür Falls es sich um Office 2010 Professional Plus handelt:

msiexec /I {90140000-0011-0000-0000-0000000FF1CE} MSIPATCHREMOVE={14CDCBF7-3CCC-42E2-A5BB-2D4926E16FAA} /qn

Nach der Deinstallation ist ein Neustart des Rechners notwendig.

Update:

Anscheinend reicht es auch einen Registry-Key anzulegen und das Update nicht zu deinstallieren. Ich muss aber dazu sagen das ich diese Methode noch nicht getestet habe. Die Empfehlung von Microsoft ist das Update zu deinstallieren.

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\Wow6432Node\Microsoft\Office\14.0\Outlook\Security]
"DisableSafeMode"=dword:00000001

Der Beitrag Fehlerhaftes Update KB3114409 – Outlook startet im abgesicherten Modus erschien zuerst auf JMCBlog.

Microsoft hat vor ein paar Wochen ein Update (KB3114409) verteilt das bei vielen zu dem Problem führte das Outlook nur noch im abgesicherten Modus gestartet hat. Nun hat Microsoft nachgebessert und ein neues Update heraus gebracht.

Wer seine Updates normal über Windows-Update bezieht sollte dies auch schon angeboten bekommen bzw. vielleicht sogar schon installiert haben. Anderenfalls lässt sich dieses direkt bei Microsoft herunter laden falls noch Probleme bestehen.

Der Beitrag Update KB3114570 behebt Outlook Probleme von KB3114409 erschien zuerst auf JMC Blog.

Wer in Outlook seine E-Mails signiert oder verschlüsselt bekommt eventuell die folgende Meldung beim Versand von E-Mails:

Zustimmungsaufforderung zur Verwendung eines Schlüssels – Der Anwendung die Berechtigung zur Verwendung eines Schlüssels gestatten oder verweigern. Von der Anwendung wurde ein Name für den Schlüssel bereitgestellt.

Um dies zu umgehen ist es notwendig den Schlüssel unter Windows in den Zertifikatsspeicher zu importieren. Dies kann durch einen Doppelklick auf den Schlüssel geschehen. Im Anschluss sollte ein Wizzard erscheinen der den Importvorgang durchführt.

Für den Import wird das Kennwort für den Schlüssel verlangt. Ansonsten reicht es im Wizzard alles auf Standard zu lassen.

Der Beitrag Lösung: Outlook – Zustimmungsaufforderung zur Verwendung eines Schlüssels erschien zuerst auf JMC Blog.

Outlook unterstützt direkt aus dem Programm keine HTML Signaturen bzw ist dies über einen kleinen Umweg möglich. Mit zwei Schritten ist es möglich die HTML Signatur trotzdem in Outlook zu bekommen. Dafür sind zwei Schritte notwendig.

Neue Signatur erstellen in Outlook

Zuerst erstellen wir, wie gewohnt, eine ganz normale Signatur über Outlook.

Dazu in Outlook auf Datei und Optionen klicken anschließend die Option E-Mail auswählen.

Dort den Punkt Signaturen… wählen. Über den Neu Button eine Signatur erstellen und dort benennen. Für eine HTML Signatur muss hier erst mal nichts weiter eingetragen werden.

Anschließend alle Menüs mit OK Schliessen.

HTML Signatur einfügen

Nachdem eine leere Signatur in Outlook erstellt wurde muss diese gefüllt werden. Dazu muss man ins Dateisystem.

Unter dem folgenden Pfad sind die Signaturen abgelegt:

C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

Dazu einfach auf Start gehen und %Appdata% eingeben (mit Prozentzeichen) und mit Enter bestätigen. Danach sollte man in dem Roaming Ordner landen und muss nur noch den Ordner Microsoft und anschließend Signatures öffnen.

In diesem Ordner sollten nun „htm“ Dateien liegen. Auch sollte es zu der im vorherigen Schritt erstellten Signatur eine entsprechende „htm“ Datei geben. Diese muss nun bearbeitet werden. Dazu die Datei mit der rechten Maustaste anklicken auf Öffnen mit gehen und den Editor auswählen.

Nachdem sich die Datei im Editor geöffnet hat kann man den kompletten Inhalt der Datei löschen. (Bearbeiten -> Alles Markieren und „Entf“ Taste)

Im Anschluss kann man die in HTML erstellte Signatur dort hinein kopieren und die Datei abspeichern. Wenn nun eine E-Mail erstellt wird mit der Signatur sollte diese HTML-Signatur angezeigt werden.

Video

Anbei das ganze noch als Videotutorial:

Der Beitrag HTML-Signatur in Outlook einrichten erschien zuerst auf JMC Blog.

Wenn die folgende Meldung erscheint, liegt das meist an Sicherheitsoptionen in Powerpoint:

Speicherort

Powerpoint unterscheidet, wie die anderen Office Programme auch, an welchem Speicherort sich eine Datei befindet.  Daher erscheint diese Meldung häufig wenn eine Powerpoint Datei auf einem Netzlaufwerk liegt. Oft kann schon schnell für einzelne Dateien Abhilfe geschaffen werden indem diese auf den Desktop oder Eigene Dateien kopiert wird und von dort geöffnet wird.

In Powerpoint lassen sich aber zusätzlich sichere Speicherorte definieren, so kann es sinn machen ein Netzlaufwerk hinzuzufügen dessen Inhalt vertraut wird. Gerade aber in Zeiten von Crypto-Trojaner sollte wirklich sichergestellt werden das auf diesem Netzlaufwerk keine mit schädlichen Makros hinterlegten Powerpoint Dateien sich befinden, da diese sonst direkt beim öffnen der Dateien ausgeführt werden.

Speicherort hinzufügen

• Um den Speicherort hinzuzufügen auf Datei gehen und anschließend auf Optionen.
• Dort unten auf Sicherheitscenter gehen und Einstellungen für das Sicherheitscenter… wählen.
• Dort befindet sich das Menü Vertrauenswürdige Speicherorte...
• Über Neuen Speicherort hinzufügen… lässt sich der Pfad auswählen.

Geschütze Ansicht

Der Vollständigkeit halber will ich diese Möglichkeit erwähnen das auch die Geschütze Ansicht abgeschalten werden kann, zu beachten ist aber das hierbei eine Sicherheitsfunktion deaktiviert wird. Im schlimmsten Fall haben schädliche Makros beim öffnen der Powerpoint Datei freien Lauf.

Geschütze Ansicht deaktivieren

• Um den Speicherort hinzuzufügen auf Datei gehen und anschließend auf Optionen.
• Dort unten auf Sicherheitscenter gehen und Einstellungen für das Sicherheitscenter… wählen.
• Über Geschütze Ansicht lassen sich die Optionen deaktivieren indem die ersten drei Haken entfernt werden.

Skype for Business und Office 2010

Zusätzlich kann dieses Problem in Verbindung mit Skype for Business und Office 2010 entstehen. Hier spielt wahrscheinlich die Installationsreihenfolge der beiden Programme ein Rolle. Um das Problem zu beheben kann die Registry wie in folgendem Artikel angepasst werden:

Microsoft Community

Diese Werte sollten anschließend in der Registry stehen:

[HKEY_CLASSES_ROOT\TypeLib\{91493440-5A91-11CF-8700-00AA0060263B}\2.a]
  "PrimaryInteropAssemblyName"="Microsoft.Office.Interop.PowerPoint, Version=14.0.0.0, Culture=neutral, PublicKeyToken=71E9BCE111E9429C"
  @="Microsoft PowerPoint 14.0 Object Library"
[HKEY_CLASSES_ROOT\TypeLib\{91493440-5A91-11CF-8700-00AA0060263B}\2.a\0]
[HKEY_CLASSES_ROOT\TypeLib\{91493440-5A91-11CF-8700-00AA0060263B}\2.a\0\win32]
  @="C:\\Program Files (x86)\\Microsoft Office\\Office14\\MSPPT.OLB"
[HKEY_CLASSES_ROOT\TypeLib\{91493440-5A91-11CF-8700-00AA0060263B}\2.a\FLAGS]
  @="0"
[HKEY_CLASSES_ROOT\TypeLib\{91493440-5A91-11CF-8700-00AA0060263B}\2.a\HELPDIR]
  @="[{91493440-5A91-11CF-8700-00AA0060263B}]"

Der Beitrag Lösung: PowerPoint hat ein problem bei Inhalten in … erkannt. erschien zuerst auf JMC Blog.

Wenn ein Ordner in Outlook versehentlich verschoben wurde, ist es leider nicht so einfach diesen wieder zu finden. Denn Outlook bietet von Haus aus keine Funktion zum Suchen von Ordnern. Aber es gibt ein paar Kniffe um an den Ordner in Outlook wieder zu finden.

Möglichkeit 1: Auflisten der Ordner um diesen in Outlook zu suchen

Eine direkte Suche von Ordnern ist zwar nicht möglich in Outlook aber man kann sich eine Liste ausgeben lassen. Über diese kann dann drüber geschaut werden ob sich der entsprechende Ordner darunter befindet.

Dazu klickt man mit der rechten Maustaste auf das Postfach in Outlook (Normalerweise steht dort die E-Mailadresse). Dort wählt man Datendateieigenschaften…

Im Nachfolgenden Fenster gibt es die Schaltfläche Ordnergröße…. Nach einem klick auf diese werden alle Ordner innerhalb des Postfaches angezeigt. Diese Liste kann man von Hand durchgehen um zu prüfen ob sich der gesuchte Ordner sich darin befindet. Leider lässt sich diese Liste nicht aus Outlook heraus kopieren, was die suche nach dem Ordner etwas vereinfachen würde.

Möglichkeit 2: Per VBA Makro einen Ordner in Outlook suchen

Eine weitere Methode um einen Ordner in Outlook zu finden besteht über ein VBA Makro. Um das Makro zu nutzen müssen die Entwicklertools in Outlook aktiviert werden.

Entwicklertools hinzufügen

mit einem Rechtsklick auf das Menüband in Outlook.

Dort wird der Punkt Menüband anpassen… gewählt.

Im dortigen Fenster wird auf der rechten Seite die Entwicklertools angehakt.

Anschließend findet sich im oberen Menüband die Entwickertools.

VBA Makro hinzufügen

Nun muss noch das Makro für die Suche in Outlook eingefügt werden. Welche sich nun im Menüband unter den Entwicklertools befinden.

Dazu wird das Menü Makros und die Schaltfläche Makros gewählt.

Oben wird ein Name für das Makro eingetragen z.B. „Outlook Ordner Suche“ und anschließend auf Erstellen geklickt.

In das nachfolgende Fenster wird der folgende Inhalt kopiert und anschließend oben auf die Diskette zum speichern geklickt. (Outlook Ordner Suche Skript via vboffice.net)

Private m_Folder As Outlook.MAPIFolder
Private m_Find As String
Private m_Wildcard As Boolean

Private Const SpeedUp As Boolean = True
Private Const StopAtFirstMatch As Boolean = True

Public Sub FindFolder()
  Dim Name$
  Dim Folders As Outlook.Folders

  Set m_Folder = Nothing
  m_Find = ""
  m_Wildcard = False

  Name = InputBox("Find name:", "Search folder")
  If Len(Trim$(Name)) = 0 Then Exit Sub
  m_Find = Name

  m_Find = LCase$(m_Find)
  m_Find = Replace(m_Find, "%", "*")
  m_Wildcard = (InStr(m_Find, "*"))

  Set Folders = Application.Session.Folders
  LoopFolders Folders

  If Not m_Folder Is Nothing Then
    If MsgBox("Activate folder: " & vbCrLf & m_Folder.FolderPath, vbQuestion Or vbYesNo) = vbYes Then
      Set Application.ActiveExplorer.CurrentFolder = m_Folder
    End If
  Else
    MsgBox "Not found", vbInformation
  End If
End Sub

Private Sub LoopFolders(Folders As Outlook.Folders)
  Dim F As Outlook.MAPIFolder
  Dim Found As Boolean

  If SpeedUp = False Then DoEvents

  For Each F In Folders
    If m_Wildcard Then
      Found = (LCase$(F.Name) Like m_Find)
    Else
      Found = (LCase$(F.Name) = m_Find)
    End If

    If Found Then
      If StopAtFirstMatch = False Then
        If MsgBox("Found: " & vbCrLf & F.FolderPath & vbCRLF & vbCrLf & "Continue?", vbQuestion Or vbYesNo) = vbYes Then
          Found = False
        End If
      End If
    End If
    If Found Then
      Set m_Folder = F
      Exit For
    Else
      LoopFolders F.Folders
      If Not m_Folder Is Nothing Then Exit For
    End If
  Next
End Sub

Nun sollte über die Makro Schaltfläche das soeben erstellte Makro zu finden sein und dort mit einem klicken zum ausführen gebracht werden.

In dem darauf folgenden Fenster kann der Suchbegriff zum gewünschten Ordner eingegeben werden. Als Ergebnis sollte angezeigt werden wo sich der gesuchte Ordner in Outlook befindet.

Der Beitrag Ordner in Outlook suchen – Zwei Möglichkeiten erschien zuerst auf JMC Blog.

Wenn Outlook nicht startet und die nachfolgende Meldung erscheint, lässt sich dies mit einem Startparamenter wieder reparieren.

Beheben des Fehlers

• „WIN“ + „R“ Taste drücken (Alternativ geht auch Start -> Ausführen oder mit der rechten Maustaste auf das Start Symbol und dort ausführen)
• Dort den Befehl: outlook.exe /resetnavpane eingeben  und Ok drücken.

Outlook sollte anschließend wieder starten.

Der Beitrag Lösung: Outlook kann nicht gestartet werden ungültiges XML – die Ansicht kann nicht geladen werden. erschien zuerst auf JMC Blog.

Erst vor kurzem habe ich darüber geschrieben wie man in Outlook Ordner suchen kann. Falls aber ein Exchange genutzt wird, kann der Administrator bei der Suche behilflich sein. Mit dem folgenden Powershellbefehl werden alle Ordner aus einem Postfach aufgelistet:

get-mailboxfolderstatistics -identity Benutzer | select folderpath

Der Beitrag Ordner suchen in einem Outlook Postfach mit Exchange erschien zuerst auf JMC Blog.

Wenn die Meldung: „Sie besitzen nicht die Berechtigung, die Nachricht im Auftrag des angegeben Benutzers zu senden“ in Outlook beim versenden über ein anderes Postfach kommt. Kann dies mehrere Ursachen haben. Welche Möglichkeiten bestehen das Problem zu lösen will ich hier zusammenfassen.

Berechtigungen prüfen

Der erste Ansatz solle sein, zu Prüfen ob der entsprechende Benutzer wirklich über das Postfach senden darf. Dazu kann man über die Powershell Management Shell den folgenden Befehl ausführen:

Get-ADPermission -Identity user1 | Where-Object {$_.extendedrights -like "*send*"} | fl

„User1“ sollte, mit dem Benutzernamen über den gesendet werden soll, geändert werden. Im Anschluss sollte zu sehen sein wer rechte auf das Postfach hat. Sollte hier der entsprechende Benutzer fehlen muss das Recht eingeräumt werden.

Outlook – Autovervollständigen-Liste

Ein weiters Problem kann die Autovervollständigen Liste sein. Den Outlook schlägt Kontakte vor beim versenden von E-Mails. Daher kann es helfen diese Liste zu leeren.

Um die Liste zu leeren geht man in Outlook, beim betroffenen Benutzer, auf Datei dann auf Optionen und wählt an der linken Seite E-Mail im unteren rechten Bereich findet sich dann unter der Kategorie Nachrichten senden die Option AutoVervollständigen-Liste leeren.

Damit löscht man diese Liste und Outlook schlägt keine Adressen aus dem Cache vor und baut diese Liste wieder frisch mit der Zeit auf.

Outlook Cache

Ein weiteres Problem kann der Outlook Cache sein, wenn dieser eingeschaltet ist. Um das Problem zu beheben kann man entweder den Cache neu aufbauen lassen oder den Cache abschalten.

Cache neu aufbauen

Der Outlook Cache liegt normalerweise unter dem folgenden Pfad: C:\Users\<Benutzer>\AppData\Local\Microsoft\Outlook

Um den Cache neu aufzubauen, wird Outlook geschlossen anschließend kann man den Outlook Ordner umbenennen z.B. in „Outlook.old“. Anschließend wieder Outlook starten. Nun sollte Outlook den Cache wieder neu aufbauen. Anschließend nochmal versuchen die E-Mail über das andere Postfach zu verschicken.

Cache deaktivieren

Es kann auch vorkommen das der Outlook Cache immer wieder Probleme macht, dann kann es von Vorteil sein den Cache ab zu schalten. Um diesen abzuschalten auf Datei gehen dann auf Kontoeinstellungen und anschließend nochmal Kontoeinstellungen wählen.

Nun oben auf Ändern… klicken. Dort den Haken bei Exchange-Cache-Modus verwenden heraus nehmen. Über Weiter und Fertigstellen alle Dialoge schließen und im Anschluss Outlook neu starten.

Der Beitrag Lösung: Sie besitzen nicht die Berechtigung, die Nachricht im Auftrag des angegeben Benutzers zu senden – Outlook erschien zuerst auf JMC Blog.

Outlook bietet die Möglichkeit Abwesenheitsnotizen beziehungsweise Automatische Antworten zu versenden. Dies kann sehr praktisch sein wenn man eine längere Zeit abwesend ist und somit Nachrichten nicht sofort beantworten kann. Abwesenheitsnotizen werden, wie in der folgenden Anleitung beschrieben, nur mit einem Exchange Server unterstützt. Der Exchange Server ermöglicht es auch ohne laufendes Outlook  Abwesenheitsnotizen zu versenden.

Wer keinen Exchange Server für Outlook nutzt kann sich diese Anleitung anschauen: Abwesenheitsnotiz in Outlook 2016 ohne Exchange Server

Abwesenheitsnotiz Menü öffnen in Outlook 2016

Um das Menü zu öffnen klickt man in Outlook auf Datei links oben in der Ecke.

Im nachfolgenden Menü findet sich der Punkt Automatische Antworten diesen anklicken.

Im Anschluss sollte sich das Menü für die Abwesenheitsnotiz öffnen.

Automatische Antworten – Abwesenheitsnotiz

Wenn die ersten beiden Schritte durchgeführt wurden sollte sich nun das Menü für die Abwesenheitsnotiz öffnen.

Um die Abwesenheitsnotizen zu aktivieren muss der Punkt Automatische Antworten senden aktiviert werden. Zusätzlich lässt sich mit der Eigenschaft Nur in diesem Zeitraum senden einstellen ab und bis wann Abwesenheitsnotizen versendet werden sollen.

Zusätzliche Einstellungen für die Abwesenheitsnotiz in Outlook 2016

Außerdem gibt es noch die Möglichkeit verschiedene Abwesenheitsnotizen an Personen innerhalb der Firma und an externe Personen zu schicken . Dazu gibt es die Punkte Innerhalb meiner Organisation und Außerhalb meiner Organisation. Sollten man für beide die selbe Abwesenheitsnotiz nutzen wollen kann man den Text komplett markieren und über die Tastenkombination Strg + c kopieren und im anderen Fenster mit Strg + v einfügen.

Alternativ kann dort auch eingestellt werden, dass Personen außerhalb der Firma keine Abwesenheitsnotiz empfangen sollen.

Der Beitrag Abwesenheitsnotiz in Outlook 2016 einstellen mit Exchange erschien zuerst auf JMC Blog.

Wer Outlook ohne einen Exchange Server betreibt, also über das IMAP oder POP3 Protokoll E-Mails abruft, kann über einen kleinen Umweg automatische Antworten mit einer Abwesenheitsnotiz versenden. Allerdings sei gesagt, dass bei dieser Methode das versenden von Abwesenheitsnotizen nur funktioniert solange Outlook ausgeführt wird. Das bedeutet das bei ausgeschaltetem Rechner oder geschlossenem Outlook keine Abwesenheitsnotizen versendet werden. Durch das Erstellen einer Outlook Vorlage in Zusammenhang mit einer Outlook-Regel kann aber eine Abwesenheitsnotiz realisiert werden.

Wer Outlook mit einem Exchange Server betreibt sollte sich diese Anleitung anschauen: Abwesenheitsnotiz in Outlook 2016 einstellen mit Exchange

Erstellen einer Vorlage für die Abwesenheitsnotiz

Abwesenheitsnachricht schreiben über E-Mail Editor

Zuerst muss die Nachricht erstellt werden die dem Absender einer E-Mail zugestellt werden soll, also die Abwesenheitsnotiz. Dazu wird erst eine neue E-Mail erstellt mit dem passenden Text.

Dazu in Outlook auf Neue E-Mail gehen.

Anschließend wird die Abwesenheitsnotiz geschrieben die der Absender einer E-Mail erhalten soll. Zu füllen sind dabei der Betreff und der Inhalt der Nachricht.

Abwesenheitsnachricht speichern im Dateisystem

Diese Nachricht muss nun gespeichert werden. Dazu wird im Nachrichtenfenster oben links auf Datei und anschließend auf Speichern unter geklickt.

Im nachfolgenden Fenster muss der Dateityp auf Outlook-Vorlage (*.oft) umgestellt werden. Als Dateiname kann ein beliebiger Name gewählt werden (z.B. Abwesenheitsnotiz.oft). Der Speicherort wird von Outlook schon vorgegeben und sollte der folgende sein:
C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates

Dieser Pfad kann bei Bedarf angepasst werden. Ansonsten anschließend auf Speichern klicken.

Das Nachrichtenfenster kann anschließend geschlossen werden, sollte Outlook Fragen ob wir den Entwurf der Nachricht speichern wollen kann dies mit einem klick auf Nein geschlossen werden.

Erstellen einer Regel für die Abwesenheitsnotiz

Regeln und Benachrichtigungen öffnen

Im vorherigen Schritt wurde die Vorlage für die Abwesenheitsnotiz erstellt und im Dateisystem als Outlook-Vorlage abgespeichert. Nun wird noch eine Regel in Outlook benötigt die diese Vorlage an den Absender einer E-Mail automatisch zuschickt.

Dazu klickt man in Outlook oben links auf Datei und wählt in der Mitte den Punkt Regeln und Benachrichtigungen verwalten. 

Neue Regel erstellen für Abwesenheitsnotiz

Im Nachfolgenden Fenster wird der Punkt Neue Regel… gewählt.  Anschließend öffnet sich der Regel-Assistent. Dort wird der Punkt Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden gewählt der sich unterhalb der Kategorie Regel ohne Vorlage erstellen befindet. Anschließend auf Weiter klicken.

Danach wird gefragt ob Bedingungen für diese Regel gelten soll, wenn aber eine Abwesenheitsnotiz an alle Absender geschickt werden soll wird hier nichts angehakt und auf  Weiter geklickt. Outlook warnt dann das diese Regel für alle Nachrichten gilt, diese Meldung mit Ja bestätigen.

Nun sollte der Assistent Fragen „Was soll mit Ihrer Nachricht passieren?“. In diesem Fenster suchen wir die Aktion diese mit einer bestimmten Vorlage beantworten und haken diese an. Im unteren Teil des Fensters kann nun der Begriff einer bestimmten Vorlage angeklickt werden.

Bei der Auswahl der Antwort-Vorlage wird bei Suchen in: auf Vorlage im Dateisystem umgestellt. Dort sollte dann anfangs erstellte Abwesenheitsnotiz erscheinen. Sollte man beim erstellen der Abwesenheitsnotiz-Vorlage einen anderen Pfad gewählt haben muss man diesen über Durchsuchen… anpassen. Ansonsten wird diese Ausgewählt und mit Öffnen Bestätigt.

Anschließend wird über Fertig stellen der Assistent geschlossen. Outlook sollte auch, wie am Anfang schon erwähnt, darauf hinweisen das Abwesenheitsnotizen nur versendet werden wenn Outlook ausgeführt wird.

Tipp: Abwesenheitsnotiz beim E-Mail-Anbieter

Wie schon angesprochen, kann Outlook solche Abwensenheitsnotizen nur versenden wenn Outlook aktiv läuft. Viele E-Mail-Anbieter besitzen die Möglichkeit solche Abwesenheitsnotizen über ein Webportal einzustellen. Genau darin besteht der Vorteil, dass der Versand nicht über Outlook sondern direkt beim E-Mail-Anbieter läuft für die Abwesenheitsnotiz. Dadurch werden Abwesenheitsnotizen auch ohne gestartetes Outlook versendet. 

Der Beitrag Abwesenheitsnotiz in Outlook 2016 ohne Exchange Server erschien zuerst auf JMC Blog.

Wenn in Office 365 ein öffentlicher Ordner erstellt wurde kann es sein das Outlook diesen nicht gleich anzeigt. Es gibt drei Stellen die zu prüfen wären weshalb die öffentlichen Ordner nicht angezeigt werden.

Name der Postfächer der öffentlichen Ordner

Ich habe die Erfahrung gemacht, das Umlaute in den Postfächern bei den öffentlichen Ordnern Probleme machen. Daher sollte diese vermieden werden. Ich habe in meiner Umgebung diese Postfächer  „PF-Primary“ und „PF-Secondary“ genannt. Namen wie „öffentlich Ordner“ sollten vermieden werden.

Anlegen von Ordnern in den öffentlichen Ordnern und Berechtigen

Zusätzlich sollte geprüft werden ob ein öffentlicher Ordner angelegt wurde und dieser auch Berechtigungen enthält.

Outlook

Um das ganze zu beschleunigen kann es helfen den Outlook Cash zu löschen.

• Outlook am betreffenden Client schließen
• Ordner „Outlook“ in „Outlook.old“ umbenennen unter dem folgenden Pfad:
  • C:\Users\Benutzername\AppData\Local\Microsoft
• Outlook wieder starten
• Outlook sollte sich nun neu synchronisieren im Anschluss sollten die Öffentlichen Ordner zu sehen sein.

Zeit

Ansonsten kann ich nur empfehlen, dem ganzen etwas Zeit zu lassen. Wenn Outlook läuft kann es sein das die öffentlichen Ordner nach ein paar Minuten automatisch erscheinen. 

Der Beitrag Office 365 – Outlook zeigt Öffentliche Ordner nicht an erschien zuerst auf JMC Blog.